В статье Владимира Репина приводятся примеры моделей бизнес-процессов «As is» («Как есть»), «To be Medium» («Как должно быть, переходная»), «To be Max» («Как должно быть, целевая») в нотации BPMN в Business Studio. Представленный методический подход к описанию процессов позволяет визуально увидеть переход от существующей ситуации к перспективной. Это важно для собственников и руководителей организации для решения задачи обоснования изменений и планирования автоматизации и цифровизации бизнес-процессов организации.
Введение
Описание бизнес-процессов «As is» («Как есть») является отправной точкой для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов организации.
Важно отметить, что эту работу нужно делать с точки зрения бизнес-заказчика, а не программиста. Процесс должен быть описан целиком со всеми его нюансами, а не только действия, выполняемые сотрудниками, например, в 1C-ERP или СЭД. Ограниченная точка зрения на процесс может привести к тому, что не будут выявлены значимые проблемы и выработаны адекватные решения по его изменению.
Для решения указанной задачи должен использоваться адекватный метод, позволяющий четко определять на схемах процессов:
- границы процессов и зоны ответственности сотрудников;
- интеграцию – взаимодействие процессов между собой (прямое и/или через данные);
- сроки выполнения задач;
- возможные риски;
- возникающие потери;
- потенциал автоматизации и цифровизации.
Команда консультантов BPM3.RU выработала свой методический подход к разработке моделей в нотации BPMN в Business Studio. BPMN используется как единый язык, понятный всем заинтересованным сторонам в организации.
Ознакомиться в нашим подходом можно в статьях «Моделирование информационных потоков в нотации BPMN в Business Studio 5» и «Методы визуального анализа графической схемы бизнес-процесса в нотации BPMN».
В данной статье я хотел бы поделиться примерами описания бизнес-процессов с использованием нашего метода и показать, как визуальное представление процессов дает возможность увидеть возможный переход от существующей к перспективной модели с использованием автоматизации и цифровизации.
Примеры моделей бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio
На рис. 1 представлена модель бизнес-процесса заключения договора с клиентом «Как есть». Ключевые особенности этого процесса:
- много ручной работы;
- дезинтеграция по информационным системам (ручной перенос информации из одной системы в другую);
- отсутствие четкого бизнес-правила по отправке проекта договора клиенту (что сначала: проверка у юриста или отправка документа клиенту).
Видно, что процесс выполняется с использованием MS Outlook и вручную.
Одним из подпроцессов является процесс «Согласование договора с клиентом». Он является типовым (повторно выполняемым). Модель «Как есть» этого процесса представлена на рис. 2. Процесс практически весь «ручной». По ходу его выполнения от задачи к задаче передается бумажный комплект документов.
В Business Studio была подготовлена имитационная модель данного процесса. Специалисты продаж экспертно оценили среднюю длительность выполнения каждой задачи и среднее время ожидания из-за отсутствия ресурсов (загрузка исполнителей другими задачами, ожидание ответов от клиента). В итоге, среднее фактическое время выполнения одного экземпляра процесса превысило 20 рабочих дней. Конечно, это очень долгий срок для такого процесса, особенно в случае торговой компании.
Далее рабочая группа из специалистов продаж, юристов и консультантов команды BPM3.RU разработала несколько моделей нового процесса. Модель «To be Medium» (переходная) представлена на рис. 3.
Новый процесс целиком выполняется в информационной системе: 1C-ДО или BPMS. На схеме представлены комментарии, отражающие ключевые нюансы процесса.
Данная схема была использована в качестве Технического задания для подготовки прототипа исполняемого бизнес-процесса на платформе Elma-365.
Если сравнить рисунки 2 и 3, то изменения процесса очевидны. Руководители и специалисты, обученные нотации BPMN, сразу видят различия. Схема является удобным инструментом формирования ТЗ на автоматизацию – можно обойтись без длинного текстового описания требований, особенно в случае автоматизации процесса с использованием No-code/Low-code системы.
На рис. 4 показана модель бизнес-процесса «Согласование договора с клиентом» в версии «To be Max».
Особенностями модели «To be Max» (перспектива на 1,5-2 года) являются:
- использование Личного кабинета клиента для автоматического взаимодействия с организацией;
- полная автоматизация ряда задач в 1C-ERP;
- использование RPA-модуля (возможно, нейронной сети) для распознавания и сравнения версий договоров, получения/отправки договоров через «Контур.Диадок» и проч.
Интересно отметить, что после создания этой модели стало очевидно, что дорожку «Менеджер по работе с клиентами» можно полностью исключить из процесса – все задачи могут быть выполнены автоматически. Это означает, что сотрудники, находящиеся на рассматриваемой должности, смогут потратить сэкономленное время на привлечение новых клиентов, что положительно скажется на выручке компании.
Если сравнить схемы рис. 1 и рис 4, то различия видны явно. Это важно для наглядного представления возможных изменений руководителям и специалистам организации.
Сравнение моделей «As is», «To be Medium», «To be Max»: свет в окне
В таблице 1 приводится содержательное сравнение моделей «As is», «To be Medium», «To be Max», которое показывает, как изменяются бизнес-процессы при их трансформации из текущего состояния в перспективное.
Таблица 1.
| «As is» | «To be Medium» | «To be Max» |
| — Полностью бумажно-ручные и/или эксельно-аутлуковые процессы. — «Зоопарк» ИТ-систем. Слабая интеграция. — Значительные потери, низкая эффективность. — Потеря важной информации. — Интеграция: «Ручной процесс-Человек». — Отсутствие SLA (требований по длительности) для задач и процессов. — Отсутствие показателей для управления процессами. | — Процессы в BPMS/СЭД. — Интеграция SRM-CRM-ERP-BPMS. — Устранение потерь. Сокращение сроков. — Повышение эффективности. — Информация не теряется. — Интеграция: «Процесс-Процесс». — Прозрачность и наличие SLA (требований по длительности) для задач и процессов. — Измерение наиболее важных показателей процессов. | — Цифровые решения. Повышение скорости и эффективности. — ЛК клиента и поставщика. — Аналитика данных с применением BI/OLAP. — RPA, спец.решения, «Нейронка». — Интеграция с внешними системами. — Интеграция: «Процесс-Процесс». — Прозрачность и наличие SLA (требований по длительности) для задач и процессов. — Измерение всех необходимых показателей процессов. |
Выводы
Моделирование бизнес-процессов от «As is» к «To be Medium» и «To be Max» в нотации BPMN в Business Studio дает руководителям компании такие преимущества, как:
- наглядное представление и понимание пути перехода от текущего к целевому состоянию;
- оценка возможной цены «светлого цифрового будущего» (трудоемкость и стоимость проектов автоматизации и цифровизации);
- понимание возможности устранения узкого места в лице ИТ-подразделения компании путем передачи значительного объема работ по автоматизации процессов с использованием технологии No-code/Low-code в Процессный офис;
- понимание приоритета цифровой трансформации;
- радикальное сокращение сроков, повышение производительности процессов, «прозрачность» всей системы работы организации для собственников и топ-менеджмента.
Один из главных эффектов от описания процессов «As is», «To be Medium», «To be Max», во многом, психологический. Руководители смотрят на схемы и говорят: «А что, так можно будет?». Они видят, насколько изменится бизнес-процесс, станет меньше ручной, бумажной работы, возрастет скорость выполнения процессов, повысится эффективность.
Удачи в оптимизации и цифровой трансформации ваших бизнес-процессов!
В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», член ABPMP Russian Chapter.
Май 2023 г.